Direct naar de hoofdinhoud van deze pagina

Privacyverklaring

De bescherming van uw privacy bij het verwerken van uw persoonsgegevens is belangrijk. De gemeente Wijk bij Duurstede, als verwerkingsverantwoordelijke, gaat daarom heel zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. We houden ons daarbij aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

In deze privacyverklaring staat hoe we dat doen, voor welke doelen we de gegevens verwerken en op basis van welke wettelijke grondslag we die gegevens vastleggen. Ook leest u wat uw rechten zijn, zoals inzage, correctie en het indienen van klachten. Daarnaast leggen we uit hoe we uw persoonsgegevens beveiligen.

Wilt u weten welke persoonsgegevens we van u hebben? Kijk dan in het Verwerkingsregister. Daarin kunt u ook lezen waarom we deze gegevens nodig hebben, voor welke doelen we ze vastleggen en voor hoe lang.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Mail dan naar fg@wijkbijduurstede.nl of bel met 06-51 13 5393.

Ook kunt u schriftelijk reageren: Gemeente Wijk bij Duurstede, Postbus 83, 3960 BB Wijk bij Duurstede.

De inhoud van de privacyverklaring kan wijzigen. Wij adviseren u daarom regelmatig deze privacyverklaring na te lezen om op de hoogte blijven van eventuele wijzigingen.

Wanneer leggen we persoonsgegevens vast?

De gemeente Wijk bij Duurstede mag alleen persoonsgegevens verwerken als daar een reden (wettelijke grondslag) voor is. Deze redenen zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit kan zijn:

  • vanwege een wettelijke plicht of onze gemeentelijke taken

Er zijn persoonsgegevens die we van de wet moeten vastleggen. In de wet staat welke gegevens we moeten verwerken voor welke doelen. Daarnaast mogen we persoonsgegevens verwerken vanuit openbaar gezag of het algemeen belang.

  •  voor de uitvoering van een overeenkomst

We kunnen persoonsgegevens ook gebruiken voor het uitvoeren van een overeenkomst die we met u gesloten hebben.

  • op basis van uw toestemming

Soms mogen we alleen uw gegevens verwerken als u ons daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven. Bijvoorbeeld als u bij ons solliciteert.

Welke persoonsgegevens leggen we vast?

We leggen die persoonsgegevens vast die nodig zijn om een bepaald doel te bereiken, zoals de uitvoering van onze gemeentelijke taken. Denk bijvoorbeeld aan:

  • uw naam en contactgegevens als u contact opneemt met de gemeente via het contactformulier;
  • uw naam en adres als u in de gemeente komt wonen, trouwt of een kind krijgt;
  • uw naam en adres als u een afspraak maakt voor een gemeentelijke dienst, zoals het ophalen van grofvuil. Soms willen we over deze afspraak contact met u opnemen, dan vragen we ook uw contactgegevens.

In sommige gevallen gaat het om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Dit zijn bijvoorbeeld uw BSN of gegevens over uw gezondheid. We gaan hier extra zorgvuldig mee om en nemen speciale beveiligingsmaatregelen om deze gegevens te beschermen.

Wie zijn de ontvangers van deze gegevens?

We delen uw persoonsgegevens niet zomaar met derden. We volgen de regels die hiervoor gelden, bijvoorbeeld rond doelbinding. Dat betekent dat we gegevens alleen delen als dit past bij het doel waarvoor we de gegevens gebruiken.

Soms moeten we persoonsgegevens vanuit onze wettelijke plicht of onze gemeentelijke taak delen. Denk bijvoorbeeld aan:

  • persoonsgegevens in de Basisregistratie personen (BRP), een landelijke voorziening die andere organisaties kunnen inzien als ze een maatschappelijke taak hebben. U leest daarover meer op de website van de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens.
  • een strafrechtelijk onderzoek, bijvoorbeeld naar fraude, waarin we gegevens delen met de politie en/of het openbaar ministerie.
  • leveranciers die taken uitvoeren voor de gemeente. Voorbeelden zijn zorgpartijen of ICT-leveranciers. Voordat we gegevens met hen delen maken we goede afspraken waar ze de gegevens voor mogen gebruiken, hoe ze deze beveiligen en geheim houden.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Om uw persoonsgegevens te beveiligen, neemt de gemeente Wijk bij Duurstede passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • Het bepalen wie vanuit zijn functie toegang tot bepaalde gegevens mag hebben. Wie dit niet nodig heeft voor zijn functie, krijgt geen toegang;
  • Het opslaan van gegevens. Dat gebeurt op servers binnen de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte (EER).
  • Het organiseren van privacybewustzijnstrainingen voor onze medewerkers, onder andere om datalekken te voorkomen.
  • Het bijhouden van een register datalekken. Dit register analyseren we regelmatig en gebruiken de lessen om onze processen te verbeteren.

De gemeente Wijk bij Duurstede zorgt voor passende beveiliging van uw persoonsgegevens in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen. Deze beveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op de VNG InformatieBeveiligingsDienst (IBD). Op de website van de IBD leest u hier meer over.

Ondanks dat we zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan en die passend beveiligd hebben, kan het onverhoopt gebeuren dat er gegevens gelekt worden. Bijvoorbeeld door een hack van een systeem of het versturen van gegevens naar de verkeerde persoon. Als u vermoedt dat er sprake is van een ‘datalek’, neem dan contact met ons op via fg@wijkbijduurstede.nl of bel met 06-51 13 5393.

We doen ons best om de gevolgen te beperken en onderzoeken het datalek om herhaling te voorkomen. Indien nodig doen wij ook een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een speciale wettelijke regeling is die voorschrijft voor hoe lang we gegevens moeten bewaren. Dit is vastgelegd in de Archiefwet. Er zijn gemeentelijke selectielijsten, met de termijnen waaraan we ons moeten houden. Na het verlopen van die bewaartermijn vernietigen we de gegevens, tenzij ze van historische waarde zijn. Daar zijn specifieke regels voor. De gemeentearchivaris ziet hier op toe.

Welke rechten heeft u?

Vanuit de privacywetgeving heeft u een aantal rechten. U mag:

  • inzage vragen in welke persoonsgegevens we van u vastgelegd hebben.
  • ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren of aan te vullen als ze niet correct of onvolledig zijn.
  • ons vragen om de verwerking te beperken, gegevens te wissen of bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens.
  • uw toestemming intrekken als we uw gegevens hebben vastgelegd op basis van toestemming.
  • ons vragen om een bestand met uw gegevens beschikbaar te stellen in een digitaal bestand door een verzoek te doen op ‘dataportabiliteit’ als we uw gegevens hebben vastgelegd op basis van uw toestemming of uitvoering van een overeenkomst.
  • een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Wijk bij Duurstede of bij de autoriteit Persoonsgegevens.

Wilt u gebruik maken van (een van) de bovenstaande rechten? Dan kunt u een verzoek indienen bij de gemeente door het online formulier in te vullen of een brief te sturen naar postadres: Gemeente Wijk bij Duurstede, Postbus 83, 3960 BB Wijk bij Duurstede, onder vermelding van het verzoek dat u doet.

Om u goed te kunnen helpen, vragen we u zo specifiek mogelijk te zijn over uw persoonsgegevens en zo duidelijk mogelijk te omschrijven hoe u contact heeft gehad met de gemeente Wijk bij Duurstede en waarover.

Wat doen we als we een verzoek van u krijgen?

Voordat we uw verzoek in behandeling kunnen nemen, controleren we altijd uw identiteit:

  • U kunt een afspraak maken bij de balies van de gemeente zodat u zich persoonlijk kunt identificeren.
  • Bij het online formulier heeft u zich al geïdentificeerd door het gebruik van DigiD. U hoeft geen kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. Soms vragen wij u aanvullend een afspraak te maken bij de balies van de gemeente zodat u zich persoonlijk kunt identificeren.
  • Als het gaat om gegevens van een kind onder de 16 jaar, moet u het ouderlijk gezag hebben.

Na identificatie nemen we uw verzoek in behandeling. Als we alle benodigde gegevens hebben en uw verzoek aan de wettelijke eisen voldoet, streven we ernaar uw verzoek binnen een maand af te handelen en u een bericht te sturen. Is uw verzoek niet duidelijk genoeg, dan kunnen we u daarover nog aanvullende vragen stellen.

We laten u dan weten of en hoe we aan uw verzoek voldoen. Als het verzoek complex is of als we veel inzageverzoeken van u moeten behandelen, dan kunnen we de termijn verlengen tot drie maanden nadat we uw verzoek hebben ontvangen. Als we de termijn moeten verlengen, dan laten we het u ook binnen een maand weten.

Voldoen we niet of gedeeltelijk aan uw verzoek, dan leggen we in ons besluit altijd uit waarom. Soms mogen we bepaalde gegevens vanwege de openbare orde of veiligheid niet delen. Ook is het niet toegestaan om gegevens van andere personen in te zien. Als het bestand of document waarin u inzage wilt gegevens van andere personen bevat, dan kunnen we uw verzoek weigeren vanwege de privacyrechten van die andere persoon.

Als u het niet eens bent met ons besluit, dan heeft u het recht om een bezwaarschrift in te dienen tegen het besluit. In de brief leggen we uit hoe u dit kunt doen en binnen welke termijn.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kan deze Privacyverklaring worden gewijzigd?

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Wij adviseren u daarom regelmatig de Privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen. De huidige versie van de privacyverklaring is versie 2.0 van 9 september 2019.

Waar kunt u terecht met een vraag of klacht?

Voor het toezicht op de juiste verwerking van persoonsgegevens hebben wij samen met de gemeenten De Bilt, Utrechtse Heuvelrug, Bunnik en Zeist twee Functionarissen Gegevensbescherming (FG’s). De FG’s houden toezicht en adviseren ons over de bescherming van persoonsgegevens.

Wanneer u vragen heeft, kunt u hen benaderen:

Als u vragen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact met ons op via e-mail: fg@wijkbijduurstede.nl. Ook kunt u schriftelijk reageren: Gemeente Wijk bij Duurstede, Postbus 83, 3960 BB Wijk bij Duurstede.

Aanvullende informatie over hoe wij met persoonsgegevens omgaan

Dit vindt u in ons privacybeleid. Dit beleid kunt u opvragen bij de gemeente. Een overzicht van alle verwerkingen van persoonsgegevens vindt u in het Verwerkingsregister.

Klacht indienen

U kunt ook een klacht indienen bij de Nederlandse privacytoezichthouder de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalek melden

Meld een datalek via fg@wijkbijduurstede.nl onder vermelding van Datalek, of bel met 06-51135393.

Voorbeelden hoe wij met uw privacy omgaan

  • Website: De gemeente is geïnteresseerd in de bezoekers van haar site. Niet in naam of adresgegevens, wel in de manier waarop u gebruik maakt van de website om deze zo goed mogelijk te maken. Wijk bij Duurstede maakt gebruik van Google tracking, met geanonimiseerde IP-gegevens. In de cookieverklaring leest u hier meer over. Persoonsgegevens zijn wel nodig als u gebruik wilt maken van de online diensten. De persoonsgegevens die u op verzoek verstrekt, worden uitsluitend gebruikt voor de behandeling van uw (aan)vraag of reactie dan wel voor het vragen naar informatie over en de verbetering van onze dienstverlening. Wij houden ons hierbij aan de wettelijke bewaartermijnen.
  • Onderzoek: De gemeente Wijk bij Duurstede kan uw persoonsgegevens gebruiken om (statistisch) onderzoek te doen. Deze onderzoeken verrichten wij onder meer op basis van uw toestemming, wettelijke taken of plichten. Het verrichten van onderzoek is noodzakelijk om de dienstverlening te verbeteren en voor een goede beleidsvorming en –uitvoering door de gemeente en haar partners. Om uw privacy zo goed mogelijk te beschermen treffen wij passende waarborgen. Omdat de gegevens en meningen die tijdens deze onderzoeken verzameld worden, vaak persoonlijk zijn, verstrekken wij nooit uw persoonlijke informatie aan onze opdrachtgevers. Opdrachtgevers zien alleen de gegevens op het niveau van onderzoeksrapporten met tabellen, grafieken en/of kaarten.
  • Sollicitatie bij de gemeente: De gemeente bewaart persoonsgegevens van sollicitanten niet langer dan nodig is voor de uitvoering van werving- en selectieprocedures. Wij houden ons hierbij aan de NVP Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling. De persoonsgegevens van afgewezen kandidaten worden bewaard tot uiterlijk een maand na het afronden van de sollicitatieprocedure.